Un moteur de recherche n’est pas un logiciel de gestion intégrée des documents (GID) d’activité

LoupeLa fonction d’un moteur de recherche consiste à repérer sur un serveur, dans une voûte documentaire ou dans une base de données un ou des documents électroniques à partir de leur contenu (texte) ou des métadonnées qui y sont associées. Il s’agit d’un outil technologique essentiel pour la recherche et l’exploitation des documents en tant qu’unité documentaire.

Une solution logicielle de GID d’activité est un outil technologique plus complet. Il sert à enregistrer, à décrire, à associer à des dossiers et à gérer le cycle de vie des documents d’une organisation. Un tel logiciel doit nécessairement prendre en charge un schéma de classification permettant la création de dossiers et un calendrier de conservation intimement lié à la structure classificatoire. Il comprend un éventail complet de métadonnées obligatoires ou facultatives alimentées manuellement ou automatiquement. Il doit permettre de prendre en charge la gestion des documents tant en format papier que technologiques. Les fonctions de repérage des dossiers et des documents sont assurées grâce à un moteur de recherche dans leurs métadonnées descriptives ainsi que dans le contenu des fichiers enregistrés dans la base de données.

Le moteur de recherche dans le contenu est donc une application informatique complémentaire à un logiciel de GID d’activité dont la fonction consiste à gérer les ensembles documentaires sur la base des dossiers, ensemble de documents ayant un lien logique ou physique avec une activité, une personne, une organisation…

C’est le cas avec le logiciel Documentik® GID.

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